[이메일 잘 쓰는 법] 당신의 업무 능력 '이메일'이 결정한다!

이메일은 비즈니스의 시작이라고 불릴 만큼 중요한데요! 이메일 어떻게 쓰는지에 따라 업무의 양과 질, 소요 시간이 결정됩니다. 제목부터 본문 작성, 맺음말까지 이메일의 사소한 모든 것이 업무능력의 지표가 된다는 사실, 알고 계셨나요~? 

오늘은 토익스토리에서 직딩들의 업무 능력을 up! 시켜주는 '이메일 잘 쓰는 법'을 소개할게요!

* 참고 : <일잘러를 위한 이메일 가이드 101>, (조성도, bookby PUBLY)

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먼저! 개인 이메일 주소와 비즈니스용 이메일을 반드시 구분해야 합니다. 업무용 이메일이라면 회사 도메인을 이용하는 것이 좋은데요. 아이디를 만들 때는 이름이 즉각 연상되도록 이름을 그대로 쓰거나 이니셜을 쓰세요~! 혹~시 이미 사용 중이라면 숫자보다는 나의 전문성을 드러내는 단어를 추가하는 것을 추천합니다. 숫자를 사용하면 상대방이 잘못 입력할 가능성이 있기 때문이죠! 같은 이유로 아이디어에 기호를 넣을 때는 이름과 성을 구분하는 등 꼭 필요한 부분에 한 번만 사용하는 것이 좋습니다.

 

수신인은 이메일을 읽고 반드시 행동을 취해야 하는 사람을 뜻합니다. 받는 사람이 명확해야 제목과 본문도 제대로 쓸 수 있는데요. 다수에게 보내는 공지나 회람이 아니라면 수신인을 최소화 하세요~ 수신인이 많아질수록 메세지의 힘은 약해지니깐요! 회신할 담당자를 받는 사람으로 지정하고 내용에서도 그 사람 이름을 지칭해 정확히 요청하면 됩니다.

이메일을 여러 번 주고받거나 달라지는 상황을 모두 파악해야 할 경우 참조나 숨은 참조를 활용하면 되는데요. 참조 필드를 사용할 때는 어떤 사람이 어떤 이유로 참조에 들어갔는지 *이메일 스레드(e-mail thread)를 시작할 때 밝히는 게 좋습니다. 그래야 수신자가 발신자에게 답장할 때 실수로 전체 답장을 하지 않는 일을 방지할 수 있으니깐요~ 내용은 공유하되 그것을 받는 사람의 이메일 주소를 공개하고 싶지 않을 때는 숨은 참조를 이용하면 됩니다. 참조와 숨은 참조의 가장 큰 차이는 이메일 주소 공개여부인데요. 숨은 참조에 있는 메일 주소는 받는 이나 참조된 사람들에게는 보이지 않는 점 참고해주세요~

*이메일 스레드: 가장 먼저 쓰여진 이메일부터 답장들이 쭉 이어진 리스트

제목에는 메일 내용의 핵심만 명확하고 간략하게 작성해야 합니다. 제목을 명확하게 작성하기 어렵다면 '이메일 스레드(e-mail thread) 하나에 주제가 하나'인지 다시 살펴봅시다. 주제가 하나 이상이라면 두 개의 스레드로 분리하는 것이 좋아요! 잘못 쓴 제목의 특징은 용건을 알 수 없는 것인데요. 용건을 명확히 적어야 나중에 내용을 확인하기도 좋고 해당 이메일을 찾기도 용이합니다. 아래 예시들을 통해 제목 잘 쓰는 방법을 확인해보세요~

마지막으로, 파일을 첨부하기 전에 본문에 써도 되는 내용이 아닌지 확인하고 꼭 필요한 파일만 가능한 작은 용량으로 첨부해볼까요? 파일이 여러 개라면 '프로젝트명_주제_작성한 날짜'와 같이 파일명 규칙을 정할 것을 권해드립니다. 만약 회사 또는 프로젝트에서 정한 규칙이 있다면 반드시 따라야 합니다. 파일을 첨부할 때는 본문에 첨부파일에 대해서 언급하는 것이 옳다는 점! 놓치지 마세요~

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지금까지 '직장인들을 위한 이메일 작성법'을 정리해봤습니다. 어느 정도 감이 오시나요? 오늘 배운 내용들을 실전에서 직접 적용하며 업무능력을 up! 시켜보세요~