“이런 것도 물어봐도 되나요?”
물어보고 싶지만 물어볼 수 없고, 누구에게 물어야 할지도 애매한 직장생활 속 다양한 문제! 이 문제에 대한 답을 찾기 위해, <토익스토리> 가족분들께 ‘직문즉답(직장생활 문제에 대해 즉시 답하다)’이 찾아갑니다. 직장에서 마주하게 되는 업무 이외의 여러가지 문제에 대한 답을 알아보며, 우리 모두 열심히 일한 만큼 내 권익도 챙길 수 있는 똑똑한 직장인이 되어봅시다! :D
직장인이라면 누구나 근무 중 집중력이 떨어지거나, 시간 관리를 제대로 하지 못해 업무가 쌓이는 상황을 경험해 봤을 겁니다. 특히, 경험이 많지 않은 사회초년생일수록 효율적으로 일할 수 있는 방법을 빨리 찾는 것이 중요한데요. 오늘은 이와 같은 고민을 겪고 있는 직장인들을 위해, 보다 효율적인 업무 진행을 돕는 방법들을 소개해 드리겠습니다. :)
Q1. 직장에 갓 입사한 사회초년생입니다. 효율적으로 업무를 진행할 수 있는 팁 좀 알려주세요!
A1. 효율적인 업무 습관은 직장에서의 스트레스를 줄이고, 자신의 경쟁력을 높이는 데 도움을 주기 때문에, 자신에게 맞는 최적의 업무 방식을 찾는 것이 중요한데요. 효율적인 업무 관리에 도움을 주는 세 가지 팁을 설명해 드리겠습니다!
먼저, 해야 할 일에 대한 우선순위를 설정하는 것이 필요합니다. 업무를 한꺼번에 처리하려다 보면, 효율성이 떨어질 수 있기 때문인데요. 우선순위를 설정할 때는 업무의 중요도와 긴급성을 기준으로 두어야 합니다. 당일 마무리해야 될 중요한 업무부터 처리하고, 그렇지 않은 업무들은 나중에 진행하는 방식으로 업무를 미리 분류해 두면, 중요한 일에 더욱 집중할 수 있습니다!
다음으로, 명확한 목표를 설정해야 하는데요. 출근 후 하루 동안 처리할 업무 리스트를 작성하고, 각 업무에 소요될 시간을 대략적으로 배정해 보는 건 어떨까요? 이는 불필요한 시간을 줄이고 목표 달성에 큰 도움을 줄 수 있습니다.
마지막으로, 업무를 체계적으로 관리할 수 있는 툴을 활용해 보시기 바랍니다. ‘Notion’, ‘Pomofocus’와 같은 툴은 진행 중인 업무를 한눈에 파악할 수 있으며, 업무 진행 시간을 단축시켜 주기도 합니다!
Q2. 그렇다면 업무 효율을 높여주는 시간 관리 툴이 있나요?
A2. 네. 기존의 업무 방식을 개선하고, 시간을 효율적으로 관리할 수 있는 두 가지 툴을 소개해 드리겠습니다!
먼저, ‘노션(Notion)’은 주간, 월간, 연간 단위의 업무 계획을 기록하고 관리하는 데 매우 유용합니다. 사용자는 월간 캘린더에 회사 일정이나 주요 프로젝트 일정을 기록할 수 있고, 주간 캘린더에는 매주 처리해야 할 업무를, 매일 할 일 리스트에는 당일 처리해야 할 세부 업무를 기록하는 등 체계적인 일정 관리가 가능합니다. 이러한 구조화된 기록 방식을 통해 전체 업무의 흐름을 한눈에 파악할 수 있습니다. '공유 기능' 또한 노션의 큰 장점인데요. 이 기능은 팀원들과 실시간으로 정보를 공유하고 협업할 수 있어 업무 시간 단축에 도움을 줍니다.
‘구글 캘린더(Google Calendar)’는 일정마다 세부 시간을 설정할 수 있어, 시작과 종료 시간을 명확히 기재함으로써 효율적인 시간 관리가 가능합니다. 또한, 반복적인 업무 일정도 간편하게 관리할 수 있어 시간 계획에 유용하게 활용할 수 있죠. 또, 사내 메신저와 연동하여 팀원들과의 일정 공유에 탁월한데요. 주간, 월간 단위로 반복되는 회의나 업무 일정을 손쉽게 등록할 수 있으며, 팀원들을 특정 일정에 초대할 수 있는 기능이 있어 협업에 큰 장점을 갖고 있습니다.
Q3. 오후만 되면 집중력이 떨어집니다. 집중력 향상을 돕는 툴이 있나요?
A3. 집중력이 흐트러지기 쉬운 오후, 이를 효과적으로 관리하고 향상시킬 수 있는 몇 가지 유용한 툴을 소개해 드리겠습니다.
매일 반복되는 업무를 효율적으로 처리하고 싶다면, 집중력 향상에 도움을 주는 ‘Pomofocus’를 이용해 보시기 바랍니다! ‘Pomofocus’는 작업을 짧은 시간 단위로 나누고 그 사이에 짧은 휴식 시간을 두는 '포모도로 기법'을 기반으로 작동하는데요. 이는 25분간 정해진 일을 하고 5분 쉬는 사이클을 반복하는 방식으로, 토마토 모양의 요리용 타이머인 ‘포모도로’를 사용해 이 기법을 실행한 데서 유래됐습니다.
또, ‘RescueTime’은 사용자의 시간 사용 패턴을 추적하고 분석하여 생산성을 향상시키는 데 도움을 주는데요. 이는 어떤 앱이나 웹사이트에서 얼마나 많은 시간을 소비하는지 기록하고 분석하여, 비생산적인 활동을 인식하고 줄일 수 있도록 도와줍니다. 특히, 특정 목표를 설정하고 그 목표를 달성하기 위한 집중 시간을 관리할 수 있는 기능도 제공해, 개인의 업무 효율성을 높일 수 있죠!
직장 생활에서 시간 관리와 집중력 저하는 누구에게나 어려운 과제지만, 자신에게 적합한 업무 방식과 툴을 활용하면 많은 도움을 받을 수 있습니다. 오늘 <직문즉답>에서 살펴본 내용들을 활용하여, 보다 똑똑한 직장 생활을 시작해보는 건 어떨까요? 그럼 <토익스토리>는 다음에 더 유용한 정보로 돌아올게요! :)
출처:
K-직장인을 위한 시간 관리 기술 10가지를 알려드립니다! / 업무효율을 높여주기 / 스트레스해소방법 / 직장스트레스 / 직장인 / 신입사원 꿀팁 – 비젠트로 님의 블로그
직장인 업무 일정, 시간관리 툴 추천 : 노션, 구글캘린더, 뽀모도로 타이머 – DOTS 닷츠 님의 블로그
바쁜 직장인을 위한 시간 관리 및 생산성 앱 TOP 5 – 하이파이브 인포 님의 블로그
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